« Para una empresa, la automatización del proceso puede ser “ win-win” porque racionaliza el circuito de nómina, evita los errores debidos a la gestión manual e impone a los directivos el cumplimiento de unas normas idénticas para todos. »
Sylvie Mochet, Directora asociada de Oresys - Articulo business.lesechos.fr
Centralización de la información, fiabilidad , ahorro de tiempo, credibilidad, seguridad, etc.., las ventajas de la automatización de los procesos de cálculo de la remuneración variable son numerosas. Las aplicaciones dedicadas a gestionar esos procesos facilitan el seguimiento cotidiano y suscitan la adhesión de los colaboradores para los cuales los incentivos y las mediciones de los resultados asociados al cálculo de los mismos son más transparentes y comprensibles. Teniendo en cuenta que cada vez se contemplan más factores para evaluar los resultados y por lo tanto el pago de los incentivos, ¿cómo lograr automatizar esos procesos sin perder precisión y credibilidad?
1) Automatización de los procesos de incentivos: Sistemas más transparentes para todos
« El control de las gestiones de nóminas son procesos que desgastan, fastidiosos y fuentes de errores. En efecto según el informe anual de Acoss, en 2015, los dos tercios de las empresas controladas se han visto sujetas a correcciones »
Dominique Rodier, VP Director R&D France & Italy en ADP - Articulo focusrh.com
Estandarizar la gestión de la remuneración variable para fluidificar su funcionamiento
Evocar una estandarización de la gestión de la remuneración variable consiste en realidad en tratar de automatizar los procesos de diseño y pago de incentivos. Es por lo tanto importante disociar la automatización de los procesos de cálculos de incentivos, de las modalidades en sí de la remuneración variable, que pueden ser de cálculo o puramente dependiente de los mandos.
Optar por la automatización de los procesos de cálculos y seguimiento / análisis, permite proponer un mejor conocimiento de los sistemas/planes de incentivos, tanto por los equipos como para sus dirigentes.
Automatizar los procesos de remuneración variable necesita recopilar la totalidad de la información así como asegurar su gestión y consolidación. Además de facilitar el cálculo de los incentivos, el uso de programas específicos permite igualmente realizar ahorros nada despreciables. De hecho la cadena del cálculo se racionaliza y los errores humanos inherentes a dicha gestión son drásticamente disminuidos por no decir eliminados, debidos al uso de aplicativos debidamente programados de antemano. De la misma manera, la obtención de informes de seguimientos precisos y personalizados, en función de cada departamento y/o colaborador, genera mayor adhesión de los interesados, menos dispuestos a cuestionar los cálculos.
2) ¿Cómo automatizar los procesos de remuneración variable con éxito?
Basándonos en el estudio « Seis tendencias claves en las estrategias digitales de RRHH de las empresas», realizado en el marco de las jornadas Soluciones RRHH y E-Learning Exposición, más del 70% de los responsables de RRHH implicados en los procesos de remuneración variable estiman que ¡la automatización de los procesos es el principal desafío a afrontar de aquí a 2020!
Encadenar los cálculos: considerar los resultados de un ciclo en su conjunto
Existen aplicativos que permiten automatizar tanto los cálculos como la comunicación de la remuneración variable. La cadena de procesos se divide en 5 etapas distintas.
1. Acceso y obtención de los datos
En esta primera fase, el objetivo es recopilar el conjunto de los datos de los que disponen los diferentes departamentos de la empresa: los datos ligados al resultado (ventas, objetivos…), así como de los datos personales (función, dimensión puesto, bajas...).
2. Tratamiento del dato
Una vez recopilado los datos, pasamos a la segunda fase que consiste en la agregación y consolidación de la información. Esta etapa se compone a su vez de 3 partes: comprobar la coherencia y que se dispone de la totalidad de los datos necesarios; realizar los cálculos preliminares (agregación y consolidación…) y por fin integrar los datos en el aplicativo que serán los que se consideren para el siguiente paso.
3. Cálculos de resultados e incentivos
Las herramientas dedicadas a dichos procesos permiten uniformizar los cálculos sea cual sea la complejidad de los sistemas de incentivos /remuneración variable y de las reglas que se deben de aplicar para llevar a cabo dichos cálculos. Además el desarrollo de soluciones Web ha permitido mejorar la ergonomía de los aplicativos y por lo tanto la adhesión de los usuarios a esas soluciones.
4. Informes de seguimiento
Un aplicativo dedicado específicamente a esos procesos permitirá automatizar la generación de informes de seguimiento muy precisos que sean destinados a los departamentos de RRHH (ficheros de nómina), finanzas (alcance presupuestario), a los beneficiarios de los planes de remuneración variable (desglose de los cálculos e incentivos correspondientes a cada plan con ilustraciones gráficas, colores, mensajes adaptados a cada empresa)....
5. Comunicación y animación
Una comunicación regular de la remuneración variable/Incentivo es básica para mantener la motivación de los beneficiarios y animarles a poner en marcha en cuanto antes sus planes de acción que les permitirán alcanzar sus objetivos y por lo tanto redundará en la eficacia de dichos planes.
Disponer de una interface Web, para teléfonos móviles o tabletas, permite comunicar en tiempo real las coberturas de objetivos y su impacto en la estimación de incentivos por percibir.
Un aplicativo dedicado a la remuneración variable: intereses concretos
Existen herramientas específicas para programar y gestionar los sistemas de incentivos. Esos aplicativos permiten almacenar los datos necesarios para el cálculo de los incentivos, y además ofrecen una visión global de los diferentes objetivos de los equipos.Igualmente, una programación adecuada permitirá consolidar todo tipos de datos, independientemente de sus estructuras y fuente, con el fin de garantizar un cálculo de los incentivos veraz y preciso así como limitar los errores humanos.
El uso de aplicativos dedicados asegura igualmente la uniformidad y conformidad de los formatos de datos. La incorporación de las excepciones de RRHH en los procesos de cálculos, añade fiabilidad y el almacenamiento de los datos seguridad. Algunas empresas valoran el poder recalcular a posteriori, a partir de los datos archivados, incorporando nuevas hipótesis de cálculo.
Primeum puede asesorarle acerca de todos los aspectos abordados en este artículo y pone a su disposición sus herramientas específicas para la gestión de cálculos y comunicación de los incentivos
