La gestión de la remuneración variable es un ejercicio de precisión, en el que el más mínimo error puede tener consecuencias importantes para la motivación y el nivel de compromiso de los empleados. En la era del Big Data, en la que los volúmenes de información que hay que procesar se disparan, la fiabilidad de los datos se está convirtiendo en una necesidad absoluta. En efecto, una tasa de error tan baja como el 1% en los datos puede generar incentivos incorrectos para el 100% de la plantilla. Este simple hecho subraya la importancia de una gestión rigurosa y de la máxima fiabilidad de la información utilizada en el proceso de cálculo y animación de la remuneración variable.
Los desafíos del Data Management
Garantizar la fiabilidad de los datos es algo más que una simple comprobación puntual o un control manual. El volumen y la diversidad de los datos necesarios para gestionar la remuneración variable complican la tarea. Además, los datos pueden proceder de sistemas muy diversos (RRHH, ventas, etc.). Por lo tanto, las empresas tienen que hacer frente a una creciente complejidad a la hora de recopilar, integrar y verificar esta información.
Los errores en los datos pueden proceder de numerosas fuentes: errores humanos, discrepancias entre sistemas informáticos o deficiencias en la calidad de los datos maestros. La complejidad del mantenimiento interno de los repositorios de datos representa un reto importante, que lleva a las empresas a explorar soluciones tecnológicas y organizativas innovadoras.
La utilización de ETL: automatizar la detección de incoherencias
Las ETL (Extract, Transform, Load) son herramientas esenciales para gestionar los flujos de datos en las organizaciones modernas. En el contexto de la remuneración variable, pueden desempeñar un papel especialmente valioso en la identificación y corrección automática de incoherencias. Estos sistemas permiten tratar los datos a varios niveles:
- Incoherencias en el número de flujos previstos: así se garantiza que se ha capturado toda la información necesaria.
- Incoherencias en el contenido de cada flujo: un análisis en profundidad garantiza que los valores y formatos de los datos cumplen los requisitos definidos por la empresa. Esto puede incluir comprobaciones sobre la sintaxis de la información introducida, o pruebas sobre la validez de los datos numéricos (como las ventas realizadas o las ausencias).
- Incoherencias entre distintos flujos de datos: las ETL también pueden detectar incoherencias entre datos de distintas fuentes, evitando así duplicaciones, contradicciones o interpretaciones divergentes que pueden distorsionar los resultados finales.
Estas herramientas reducen considerablemente el error humano al automatizar la mayoría de las tareas de control y validación de datos. Además, pueden interconectarse con los sistemas de información ya existentes, lo cual facilita su adopción y uso cotidiano por parte de los equipos a cargo de las nóminas y remuneraciones.
Flujos de trabajo digitales: hacia una colaboración activa y en tiempo real
Los flujos de trabajo digitales son otra palanca importante para garantizar la fiabilidad de los datos de remuneración variable. Estos procesos permiten que los diversos actores de la empresa interactúen en tiempo real, facilitando la validación, modificación e incluso creación de determinados datos críticos.
Pongamos un ejemplo concreto: cuando se considera que la información de RRHH presenta riesgos en términos de calidad, compartirla con los managers para su validación puede ser un método eficaz para garantizar su exactitud. Al implicar a los managers en este proceso, los equipos de RRHH obtienen información sobre el terreno, lo cual les permite corregir posibles errores incluso antes de que se ejecute el cálculo de la nómina. Esta colaboración con niveles jerárquicos superiores mejora no sólo la calidad de los datos, sino también la confianza de los empleados en el sistema de remuneración.
En determinadas situaciones, los datos esenciales para calcular los incentivos pueden no estar presentes en los sistemas centrales de la empresa. Por ejemplo, la información sobre la presencia diaria de los empleados o su perímetro de actividad suele ser crucial para vincular con precisión a los empleados a un plan de incentivos. Los flujos de trabajo digitales permiten a los directivos introducir estos datos en tiempo real, creando un repositorio específico que alimenta directamente el proceso de cálculo de la remuneración variable. Este método colma las lagunas de las que adolecen los sistemas de información tradicionales.
La externalización del cálculo: una solución de optimización y seguridad
Externalizar el cálculo de la remuneración variable puede ser una solución atractiva para las empresas que deseen librarse de las limitaciones asociadas a la gestión de datos. Al confiar esta tarea a un proveedor de servicios especializado, las empresas se benefician no solo de un elevado grado de especialización, sino también de garantías adicionales en cuanto a la exactitud de los resultados.
Cuando se detecta un error, por ejemplo a través de una ETL, puede ser necesario un análisis en profundidad para comprender las causas y consecuencias de esta anomalía. Al externalizar esta función, el proveedor de servicios puede encargarse de todo el proceso de corrección, colaborando estrechamente con los equipos internos de la empresa. Este enfoque permite a los equipos de RRHH concentrarse en el arbitraje y la toma de decisiones, beneficiándose al mismo tiempo del apoyo de un colaborador externo capaz de aportarles soluciones adecuadas a corto plazo para resolver el problema lo antes posible, y a medio plazo para limitar las posibilidades de que vuelva a producirse.
Los beneficios tangibles de unos datos más fiables
Aunque incrementar la fiabilidad de los datos es un proceso lento y complejo, las ventajas que conlleva son considerables. Al eliminar los errores de cálculo y reducir el número de reclamaciones, las empresas no solo pueden ahorrar tiempo y recortar gastos, sino también mejorar el nivel de compromiso del equipo.
Una de las consecuencias directas de la mayor fiabilidad de los datos es la disminución de conflictos potenciales. Cuando los datos son fiables, los directivos y los equipos de RRHH dedican menos tiempo a discutir errores o incoherencias en los incentivos abonados. Es más, al limitar los recálculos y los pagos en exceso, la empresa mejora su imagen ante los empleados, lo cual aumenta la confianza de estos en la información compartida.
Por último, una mejor gestión de los datos permite a las empresas anticipar mejor la evolución futura de la remuneración variable. Las tendencias del mercado, las nuevas normativas y los cambios internos pueden integrarse más fácilmente en los sistemas de gestión, lo cual garantiza una mayor capacidad de respuesta y adaptación.
La gestión de datos es una cuestión clave a la hora de gestionar la remuneración variable. Herramientas como las ETL, los flujos de trabajo digitales y la externalización ofrecen soluciones eficaces para garantizar la calidad de la información utilizada y minimizar los errores. Al invertir en estas tecnologías, las empresas mejoran su eficiencia y aumentan la confianza de los empleados. Con todo, los progresos de la inteligencia artificial y la automatización prometen transformar aún más la gestión de datos. Estas tecnologías podrían no solo mejorar la precisión y la rapidez de los cálculos, sino también optimizar la animación de la remuneración variable, haciendo que los procesos sean aún más ágiles y reactivos.
