A raíz de su autoevaluación, le ofrecemos como expertos, algunos consejos para mejorar sus procesos de cálculo de los incentivos.
¿Cómo mejorar la calidad?
El 90% de los errores se pueden detectar y tratar antes de iniciar el cálculo de los incentivos.
La fiabilidad de los procesos de cálculos se mide en base a dos principios: calcular sin cometer errores y cumplir con los plazos.
A continuación, indicamos algunos disfuncionamientos encontrados en las empresas:
- Calidad del dato fuente
- Complejidad en aplicar las reglas de RRHH
- Problemática de la gestión de los sistemas, cuando se producen cambios
- Documentación a menudo obsoleta o inexistente, que resta eficacia
La automatización de la totalidad del proceso (desde la subida de datos hasta la entrega de los informes de seguimiento) es la principal vía de paso para lograr ese doble objetivo.
Otras soluciones pueden igualmente contribuir, como la puesta en marcha de workflows con los equipos para viabilizar ciertos datos considerados como problemáticos.
¿Cómo ganar en trazabilidad?
Un proceso de remuneración variable debe:
- Responder a los requerimientos de los auditores internos y externos
- Facilitar la gestión de los litigios con los colaboradores
- Permitir realizar recálculos a posteriori (garantías, cambios en los datos de resultados)
- Ser conforme a la legislación en vigor (LOPD en España y Europa)
La solución escogida para realizar los cálculos debe permitir abarcar nativamente y eficazmente el conjunto de esas necesidades.
¿Cómo optimizar la comunicación de los incentivos en la empresa?
La comunicación es un elemento esencial para la eficacia de una política de remuneración variable, porque es la primera fuente de motivación durante el ciclo de venta.
Por ejemplo, se observa a menudo en las empresas una comunicación importante en el momento del pago, pero el seguimiento es casi inexistente durante el ciclo. Sin embargo, antes de que se acabe el ciclo los colaboradores disponen de la posibilidad de influir sobre sus resultados.
Esa exigencia de una comunicación continua:
- Necesita una fuerte automatización para permitir una comunicación en cuanto se reciben nuevos datos de ventas
- Debe pasar, en el siglo 21, por una interfaz web que permita transmitir los incentivos en tiempo real, así como realizar simulaciones en base a diferentes hipótesis de resultados previstos
Se acompaña cada vez más frecuentemente por la incorporación de workflows que posibilitan la transmisión de información de los equipos comerciales hacia sus superiores jerárquicos
¿Cómo disminuir los tiempos de procesos?
La mayoría de las empresas siguen usando Excel para calcular los incentivos. Esa herramienta, aunque flexible, no está muy adaptada a las múltiples problemáticas de automatización, trazabilidad, gestión de worflows, y comunicación individualizadas…
La automatización reduce drásticamente el tiempo de los procesos gracias a:
- Un aumento de la eficacia en las tares recurrentes
- Una disminución de los errores repetitivos
Asimismo, la externalización de todo o parte del proceso de cálculo por expertos en remuneración variable permite dedicar los responsables de dichos procesos a tareas con mayor valor añadido.