- Las dificultades presupuestarias y de gestión de los cálculos se incrementan
- la presión por no cometer errores, cumpliendo con los plazos y manteniendo una comunicación eficaz puede verse afectada por disponer de efectivos limitados a los cuales se les pide más esfuerzos para integrar las adaptaciones de los planes frutos de decisiones precipitadas a raíz de la situación de los últimos meses..
¿Por qué la externalización puede ser una respuesta a las restricciones presupuestarias actuales?
Porqué la gestión de los cálculos es compleja y costosa
El cálculo de los incentivos tiene costes evidentes ligados a las tareas recurrentes que supone el pago de la remuneración variable:- Reparto, ajustes, validación y comunicación de los objetivos
- Cálculos de los resultados, de los incentivos y de las reglas de gestión
- Elaboración de análisis e informes de reporting, gestión de workflows…
Porqué Algunos costes adicionales no se pueden anticipar
Las modificaciones de las reglas de los planes durante un ciclo, como en el contexto sanitario actual, y/o la gestión de numerosos casos particulares, pueden suponer sobrecostes imposibles de prever. Esas situaciones son una fuente de:
- Errores de cálculos que suponen gestionar pagos excesivos o insuficientes
- Problemáticas en la fiabilidad de los datos a incorporar en el sistema
- Manteniendo de back-ups, siempre y cuando no se vean afectados por los ERTEs debido a la situación actual
Además dichas tareas, a menudo son manuales o gestionadas por herramientas no especificas tipo Excel, que suelen requerir mucho tiempo y ser costosas.
La externalización del cálculo por una empresa externa es por lo tanto una solución que permite reducir el coste global y reducir la carga de trabajo gracias a:
- Unas herramientas específicas que logran una entera automatización de la cadena de cálculo
- Un personal experto en la gestión de dichos procesos, así como de todas las implicaciones que conlleva el cálculo de los incentivos
¿Por qué la externalización permite mejorar la calidad de los cálculos?
Sobre todo, la externalización genera una mejora de la fiabilidad de los cálculos gracias a:
- Una documentación detallada y precisa del conjunto de los procesos de cálculo
- Una automatización completa de las diferentes reglas establecidas
- Una verificación adicional de los cálculos por un actor externo
En base a múltiples entregables elaborados a raíz de cada cálculo de incentive permitiendo:
- La validación de los cálculos (fichero Excel de verificación, workflow de validación, cuadros de mandos y firmas electrónicas…)
- La comunicación a los equipos (plataformas web seguras, correos electrónicos, ficheros Excel sintéticos…)
- Compartir la información con otros departamentos (ficheros de nóminas para la Dirección de RRHH, síntesis financiera, resúmenes para las Direcciones de Ventas / BU / Dirección General…)
Solo una solución especifica gestionando nativamente todas las necesidades mediante interfaces únicas permite garantizar eficazmente la comunicación en tiempo y hora del conjunto de los informes de reporting en el formato deseado. La externalización supone entonces igualmente una solución que permite respetar el planing sea cual sea la situación de la empresa, y la disponibilidad de medios económicos y/o de personal del que pueda disponer para llevar a cabo las tareas en un periodo concreto.
¿Cuáles son los beneficios operacionales de la externalización del cálculo de los incentivos?
La gestión de los cálculos recurrentes está garantizada por personal externo, el beneficio más inmediato de la externalización es de poder focalizar los equipos inicialmente dedicados al cálculo en proyectos de mayor valor añadido para la empresa.
Por ejemplo:
- Ayuda a la toma de decisión de los ajustes en los planes de remuneración variable que se deben acometer en cada ciclo, o en periodos caóticos como el que conocemos actualmente …
- El seguimiento de la actividad de los equipos
- Colaborar en el diseño y seguimiento de los planes de acción
- …
Además, se añaden benéficos técnicos que no pueden ser completamente asumidos por las herramientas de cálculo no específicas. Por ejemplo, es posible aumentar la frecuencia de comunicación/animación de resultados e incentivos a los equipos, mediante programas concebidos para generar automáticamente esos procesos, sin ignorar por ello los controles de calidad indispensables a raíz de cada cálculo de incentivos. Esa frecuencia es en esencia el mayor desafío, y será critica para volver a movilizar los equipos en el momento que la situación vuelva a la normalidad.
¿Cómo la externalización permite respetar las medidas de seguridad y trazabilidad?
La situación sanitaria actual pone de relieve igualmente la importancia de las medidas de trazabilidad en el cálculo de los incentivos. En efecto, muchas empresas han elegido garantizar un incentivo durante el confinamiento.
Durante el cálculo de esa cantidad garantizada, es a menudo necesario determinar el incentivo medio de los últimos 12 meses para cada uno de los beneficiarios, lo que implica la necesidad:
- De conocer de manera precisa los incentivos individuales pagados
- De identificar la naturaleza de dichos pagos (incentivo cuantitativo, cualitativo, especiales, rankings…)
- De conocer las reglas de gestión que se han aplicado en cada uno de los ciclos anteriores
- …
Ese enfoque pone de relieve de manera concreta el interés de disponer de archivos y de la trazabilidad precisa de los cálculos efectuados. La empresa externa a cargo de los cálculos supone una valiosa ayuda para obtener rápidamente los históricos de los cálculos realizados.
