Peut-on automatiser le calcul de prime ?

« Le contrôle de paie est un processus chronophage, fastidieux, voire une source d'erreurs. En effet, selon le rapport annuel de l'Acoss, en 2015, deux tiers des employeurs contrôlés ont fait l'objet d'un redressement. »
Dominique Rodier, VP Directeur R&D France & Italy chez ADP - Article focusrh.com

Standardiser la gestion de la rémunération variable pour fluidifier son fonctionnement

Évoquer l’automatisation de la rémunération variable consiste en réalité à traiter de l’automatisation des processus de rémunération variable. Il est ainsi important de dissocier l’automatisation des processus de calcul de rémunération variable, des modalités elles-mêmes de rémunération variable, qui peuvent être calculatoires ou purement managériales.

Opter pour l’automatisation des processus de calcul et de reporting permet de proposer une meilleure lisibilité du dispositif de rémunération variable, aussi bien pour les managers que pour les managés.

Automatiser les processus de rémunération variable nécessite de récolter l’ensemble des données mais également d’assurer leur traitement et leur consolidation. En plus de faciliter le calcul de la rémunération variable, l’utilisation de logiciels spécialisés permet également de réaliser des économies d’échelle non négligeables. De ce fait, la chaîne calculatoire se voit rationalisée et les erreurs inhérentes à la gestion humaine du processus sont ainsi limitées, pour ne pas dire supprimées par l’utilisation de logiciels préalablement paramétrés. De la même manière, l’édition de reportings précis et personnalisés, en fonction de chaque département et/ou collaborateur, suscite davantage d’adhésion des parties prenantes, moins disposées à remettre en cause les calculs.

Certaines solutions récentes sont capables d’intégrer directement les données RH, les changements de périmètre, les absences de salariés, etc... Ainsi, la crainte évoquée par certains managers opérationnels de perdre la possibilité d’agir directement sur la rémunération variable d’un salarié se voit atténuée, l'évolution des outils s'opérant au rythme des transformations de l’organisation.

 

Comment réussir à automatiser les processus de rémunération variable ?

D’après l’étude « six tendances clés au coeur des stratégies RH digitales des entreprises », réalisée dans le cadre des salons Solutions Ressources Humaines et E-Learning Expo, plus de 70% des décideurs RH estiment que l’automatisation des processus est le principal enjeu à relever d’ici 2020 !

La chaîne calculatoire : évaluer le cycle de performance dans son ensemble

Il existe des logiciels capables d’automatiser les processus calculatoires et d’animation de la rémunération variable. La chaîne calculatoire se décompose ainsi en 5 étapes distinctes.

1. Récupération des données

Lors de cette première phase, l’objectif est de récupérer l’ensemble des données provenant des différents départements de l’entreprise : le département commercial, avec notamment les chiffres liés aux performances (ventes, objectifs…), le département RH avec les données personnelles (position, absences...).

2. Traitement des données

Après la phase de récupération des données, intervient l’étape d’agrégation et de consolidation des données. L’objectif de ce traitement est triple : réaliser des vérifications de cohérence et de complétude des données recueillies puis de réaliser des calculs préliminaires (agrégation, consolidation…) et enfin de formater les données afin que le client n’ait pas cette responsabilité.

3. Calcul des performances et des primes

Les outils dédiés permettent d’uniformiser le process calculatoire quelle que soit la complexité des dispositifs de rémunération variable et des règles de gestion à appliquer. Par ailleurs, le développement de solutions web ont permis des progrès majeurs sur l’ergonomie et d’appropriation de ces solutions. 

4. Reportings

Un logiciel dédié sera en mesure d’automatiser la production et le partage de reportings précis, qu’ils soient destinés au département, RH (fichiers de paie), au département financier (synthèse budgétaire), aux bénéficiaires des plans de rémunération (détail des calculs et primes associées) .... 

5. Animation

Une animation régulière de la rémunération variable est centrale dans la motivation des bénéficiaires à mettre en oeuvre leur plan d’action et donc de l’efficacité des dispositifs.

Cela présuppose une interface web, désormais mobile ou tablette, afin de communiquer en temps réel sur l’avancée des performances et l’impact sur les primes estimées.

 

Le logiciel dédié à la rémunération variable : des intérêts concrets

Il existe des outils dédiés à la mise en place et à la gestion des processus de rémunération variable. Ces logiciels spécialisés vous permettent de récupérer l’ensemble des données nécessaires au calcul des primes mais aussi de piloter efficacement l’ensemble des objectifs de performances de vos équipes.

En outre, une suite logicielle bien paramétrée sera en mesure de consolider tous types de données, indépendamment de leur construction ou de leur provenance, afin de garantir un calcul de rémunération variable au plus juste et de limiter les erreurs humaines.

L’usage de logiciels dédiés vous assure également une conformité des formats de données, L’établissement des calculs de rémunération variable se voit ainsi fiabilisé dans la mesure où les exceptions RH sont prises en compte et les éléments de calcul sont archivés. Certaines entreprises y voient même un intérêt de pouvoir recalculer a posteriori sur la base de nouvelles hypothèses de calcul.

Primeum peut vous accompagner sur l’ensemble de ces aspects en mettant à votre disposition sa suite logicielle dédiée.