Évaluation des compétences professionnelles du salarié, identification de ses points forts et de ses axes d’amélioration, bilan des réussites individuelles, fixation des objectifs pour l’année à venir… la réussite d’un entretien annuel d’évaluation ne s’improvise pas, aussi bien pour le salarié que pour son manager.
Se déroulant principalement entre les mois de mars et mai de chaque année, ce rendez-vous clé entre salariés et managers se fera cette année à distance, en visioconférence, la crise sanitaire liée au Coronavirus ayant totalement bouleversé l’organisation du travail en France, obligeant ainsi toutes les entreprises en mesure de le faire à proposer du télétravail à leurs collaborateurs. Votre management par objectifs est-il efficace ? Comment mener l’entretien d’évaluation d’un collaborateur à distance ? Conseils pratiques dans cet article.
Le management par objectifs ou MBO est un mécanisme spécifique de calcul de primes qui permet une déclinaison extrêmement personnalisée des objectifs. Au regard des différentes variables économiques, on recense deux grandes familles de dispositifs d’évaluation possibles dans le champ qualitatif : la scorecard, ou score qualité d'exécution et le MBO. Ces deux types d’approches sont relativement différentes : alors que dans le cadre de la scorecard, on cherchera à mettre en œuvre de manière assez homogène un certain nombre de priorités sur une population donnée, dans un dispositif de MBO, l’entreprise, qui pourra également partir d’une feuille de route générale, va au contraire chercher à personnaliser de façon très fine la nature et le degré d'exigence des objectifs opposés à chacun des bénéficiaires.
Lors de la mise en place d’un dispositif de MBO, l’une des expériences les plus courantes est de constater qu’au final les mêmes objectifs ont été fixés pour tout le monde avec les mêmes degrés d’exigence. Le processus de consultation et la capacité managériale à fabriquer l’objectif d’une équipe n’est pas anodin. Ce travail mobilise de l’énergie et du temps pour le manager, et lorsque l’on constate à l’arrivée, que par manque de courage managérial, par manque de temps, ou encore par manque de rigueur, le contenu de la cascade des objectifs n’est pas assez différenciant et personnalisé, les effets d’incitations attendus ne sont logiquement pas au rendez-vous. Les objectifs finaux seront assez peu différenciés, et l’on distribuera la même chose à l’ensemble des collaborateurs, en objectif, et en résultat final. Ainsi, le dispositif aura nécessité beaucoup d’énergie et d’investissement pour in fine ne pas créer les effets d’incitations attendus.
L’entreprise a besoin de mettre en place une cascade cohérente, reposant sur les validations des objectifs qui auront été assignés à chacun des crans organisationnels. Elle doit s’assurer que les objectifs fixés à chaque strate soient bien en cohérence avec ceux fixés au niveau supérieur et que leurs validations respectent un processus sérieux.
En tant que manager, vous devez absolument prévoir le rendez-vous d’entretien annuel d’évaluation suffisamment à l’avance et demander au collaborateur de le préparer. Même si l’entretien par visioconférence vous semble moins formel qu’un échange réalisé dans vos locaux, il n’en reste pas moins un entretien de motivation qui doit être préparé tout autant par le manager que par le collaborateur. L’entretien d’évaluation est ainsi une discussion qui se prépare et qui doit répondre à des impératifs précis. Différentes phases clés doivent se succéder pour garantir la réussite de cet échange : une phase d’écoute, où chacun a la possibilité de donner son avis et de l’argumenter, une phase d’évaluation au sens réel du terme dédiée à l’analyse objective des réalisations du collaborateur et enfin une troisième et dernière phase, dite de projection, au cours de laquelle les pistes de progression pour l’année à venir sont évoquées. Ains, l’entretien d’évaluation à distance doit être aussi bien structuré que s’il avait été réalisé dans un bureau : la visioconférence ne doit pas impacter sa rigueur ni sa qualité.
Les modalités de communication en visioconférence ne sont pas les mêmes que lors d’un entretien physique classique. Se faire comprendre par caméra interposée est un exercice difficile : alors que la communication orale ne représente que 20% de la compréhension d’un message, l’absence de gestuelle constitue un frein considérable à la compréhension du discours. En entretien à distance, vous devez simplifier la façon dont vous présentez les choses, ne pas hésiter à les répéter et surtout vous assurez que la personne a bien compris le contenu de votre message. Vous ne disposez plus de la palette d’outils de communication habituelle, soyez vigilant aux mots et au ton utilisés pour limiter le risque d’incompréhension entre vous et le collaborateur.
Certains salariés peuvent être totalement désorientés par leurs conditions de confinement d’une part, mais aussi par le télétravail d’autre part. Il va falloir vous montrer attentif et bienveillant envers vos collaborateurs qui peuvent se trouver dans une situation psychologique difficile.
Même si l’année du collaborateur s’était relativement mal passée, et que les résultats n’étaient pas au rendez-vous, vous devez tenir compte des conditions actuelles hors du commun et ne pas adopter une attitude brutale envers votre collaborateur. Pour certains, le confinement et la crise sanitaire exceptionnels que nous vivons actuellement peuvent être très difficiles à vivre. Si votre seul mot d’ordre doit être la bienveillance, cela ne doit pas vous empêcher pour autant de dire les choses objectivement et de faire un bilan de l’année en soulevant les points de progression du collaborateur, même importants. Le tout sera de le faire avec écoute, empathie et objectivité !