La fiche de paie, appelée également bulletin de paie ou bulletin de salaire, est un justificatif de paiement que doit fournir l’employeur à son employé. La loi fixe les mesures qui doivent obligatoirement y figurer. En 2018 et 2019, des modifications de présentation de la fiche de paie ont été apportées afin de la rendre plus simple, et plus facile à lire.
Dans cet article, découvrez ce qu’est une fiche de paie et les informations obligatoires à y faire apparaître !
Fiche de paie : définition
La fiche de paie ou bulletin de salaire est un document fourni par l’employeur qui doit mentionner obligatoirement l’identification de ce dernier, ainsi que la liste des différents éléments de rémunération concernant un salarié pour un mois donné.
La fiche de paie est le reflet du contrat de travail et des clauses signées inhérentes à la rémunération du salarié. Elle est une source d'information essentielle pour le salarié et lui permet d’avoir une vision à jour de son solde de congés payés, de ses repos compensateurs ou encore de connaître son revenu net imposable dans le cadre de sa déclaration de revenus annuelle.
Les informations figurant sur la fiche de paie sont capitales, des erreurs de calcul pouvant avoir des répercussions importantes, tant pour le salarié que pour l’employeur. Quelles informations doivent figurer dans une fiche de paie ?
Exemple bulletin de paie.
Source : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/fiche-de-paie
Fiche de paie : les informations obligatoires à mentionner
De récents changements ont eu lieu sur la fiche de paie en 2019, les entreprises délivrent dorénavant une “fiche de paie simplifiée”. Nombre total de lignes divisé par deux, libellés plus clairs, nouvelle présentation des rubriques, etc. La nouvelle structure de la fiche de paie obligatoire se veut plus simple, et doit cependant toujours obligatoirement comporter la liste des informations énumérées à l'article R3243-1 du Code du travail. Parmi celles-ci on retrouve notamment (liste exhaustive provenant du site officiel du gouvernement economie.gouv.fr ) :
- L'identité de l'employeur : nom, adresse, numéro Siret, code APE ou NAF
- L'identité du salarié : nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique
- L'intitulé de la convention collective applicable (ou la référence au Code du travail concernant les congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail)
- La période et le nombre d'heures de travail : avec une distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés, avec la mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait
- Dans le cas où - par exception - la base de calcul n'est pas la durée du travail, la nature de la base de calcul du salaire
- La rémunération brute du salarié
- Le montant des cotisations de protection sociale au sein de 5 rubriques : santé, accidents du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage
- Le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales, avant déduction des exonérations et exemptions
- Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
- La nature et le montant des « accessoires de salaire » (primes, avantages en nature, frais professionnels...) soumis aux cotisations salariales et patronales
- La nature et le montant des autres versements et retenues, notamment la prise en charge des frais de transport domicile-travail
- Lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée, la date et le montant de l'indemnité de congés payés
- Le montant net à payer avant l'impôt sur le revenu, le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, le type de taux choisi (personnalisé, individualisé, non personnalisé) et son niveau
- La rémunération nette
- La date de paiement
- Le montant total versé par l'employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur)
- Le montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie
Par ailleurs, la fiche de paie doit également faire figurer :
- La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr
- La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée
D’après le site officiel du gouvernement, les mentions obligatoires que doit comporter la fiche de paie peuvent varier en fonction de certains régimes spécifiques, notamment pour les salariés affiliés au régime local d’assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle.
Fiche de paie : les informations ne devant pas y figurer
La fiche de paie ne doit pas faire figurer des mentions concernant l’exercice du droit de grève des salariés ou relatives à une quelconque activité de représentation des salariés. Dans ce cas particulier, l’employeur doit fournir en supplément de la fiche de paie principale, une fiche annexée au bulletin de paie comportant la nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation du salarié.
Fiche de paie : les conditions de remise du bulletin de salaire au salarié
La fiche de paie doit être remise au moment du paiement du salaire. La remise peut se faire en main propre, pratique encore courante dans certains secteurs comme la restauration ou les services à la personne, par voie postale, ou encore sous forme électronique, tendance qui se développe de plus en plus. En dehors de certains cas spécifiques (listés par le site officiel du gouvernement et rappelés ci-dessous www.economie.gouv.fr), l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement par le salarié, à l’exception éventuelle, de celle mentionnant la correspondance de la somme reçue avec le montant net figurant sur le bulletin.
À noter, les modalités spécifiques pouvant accompagner la remise de la fiche de paie :
- Lorsque l’employeur a recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative : titre emploi-service entreprise (TESE), chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif
- Lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi à caractère saisonnier, est inférieure à un mois, l'employeur n'émet qu'un seul bulletin de paie.
Exemple de rubrique Cotisations et contributions sociales.
Source : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/fiche-de-paie
Fiche de paie : consultation et dématérialisation
Les fiches de paie émises sous format électronique sont consultables par le salarié via un service en ligne associé à son compte personnel d’activité, le CPA. Celui-ci regroupe, le compte personnel de formation (CPF), le compte professionnel de prévention (C2P) et le compte d’engagement citoyen (CEC). Chaque salarié dès l’âge de 16 ans, a le droit à un CPA qui lui permet de consulter et d’utiliser ses droits acquis.
Contestation de la fiche de paie
Même après avoir accepté sa fiche de paie, le salarié a le droit de contester la réalité du paiement de la somme indiquée, voire son exactitude. De la même manière, un employeur a la possibilité de demander le remboursement d’un salaire versé par erreur au salarié. À noter que toute action de contestation d’une fiche de paie est encadrée par un délai de prescription de 3 ans.
Durée de conservation de la fiche de paie
L’employeur, comme le salarié, ont des obligations de conservation des fiches de paie sans limitation de durée.
Ainsi, le salarié doit conserver ses fiches de paie sans aucune limitation de durée, cette précision doit expressément apparaître sur le document.
L’employeur, doit quant à lui, obligatoirement conserver un double des fiches de paie, pendant une durée minimum de 5 ans. La conservation des fiches de paie des salariés, peut se faire sur un support informatique à condition de présenter des garanties de contrôle équivalents à celles du support papier. Par ailleurs, l’employeur a l’obligation de garantir la disponibilité au salarié des fiches de paie émises sous format électronique, pendant une durée de 50 ans ou au moins jusqu’à ses 75 ans.
Fiche de paie et rémunération variable : quelles obligations pour l’employeur ?
Les éléments variables de la fiche de paie sont très divers : primes d'ancienneté, primes exceptionnelles, primes de vacances, primes sur objectifs, etc. Ce sont également les commissions, les rappels de salaire, les heures supplémentaires, les absences rémunérées ou non rémunérées, les congés payés ou encore la maladie.
Concernant les primes, l’employeur est dans l’obligation de donner le détail du calcul de la rémunération variable ainsi qu’une fiche explicative des éléments constitutifs qui en font partie. Il peut également proposer un outil web, pour restituer le résultat de la performance prise en compte et la prime associée. Dans le cas spécifique d’une “prime à l’acte”, l’employeur devra lister chaque acte comptabilisé et les paliers de rémunération correspondants.
Notre conseil ? Proposer un outil web de restitution de la performance et des fiches de paie au salarié. Celui-ci a accès facilement en ligne au calcul de sa rémunération variable grâce à des codes d’identification personnels. Il peut télécharger le document de référence du calcul et vérifier par lui-même le montant de sa prime variable. Pour aller plus loin dans l’accompagnement de vos salariés, vous pouvez leur proposer l’accès à des outils relativement plus performants, comme ceux développés par Primeum offrant la possibilité au salarié de se projeter dans l’avenir et faire des simulations de ses gains potentiels.
Alors que l’externalisation de la paie classique est relativement répandue, celle du calcul de primes, tout autant stratégique, tend à l'être de plus en plus, notamment au regard des enjeux majeurs de management de la performance qu’elle représente.
La nouvelle présentation du bulletin de paie
La présentation du bulletin de paie évolue à partir du 1er juillet 2023. Désormais, en plus d’afficher les coordonnées de l’employeur et du salarié, ainsi que le total des heures effectuées et le montant versé, l’employeur doit y faire apparaître une nouvelle rubrique, le « montant net social ». Ce montant correspond aux revenus correspondant à certaines prestations sociales comme le RSA ou la prime d’activité. Cette nouvelle présentation a pour but de mieux informer les salariés concernant les ressources prises en compte pour le calcul de leurs droits et facilite les déclarations auprès de la Caf ou de la MSA qui n’ont désormais plus besoin de déclarer le revenu net à ces organismes sociaux. Par ailleurs, les nouveaux bulletins de paie auront un affichage harmonisé, plus lisible, avec des rubriques mieux hiérarchisées et la suppression de certains libellés, à l’instar du montant des allègements des cotisations payées par l’employeur.
