¿Desea focalizar la actividad de su empresa en su negocio? Una de las soluciones consiste en externalizar algunas tareas necesarias a su funcionamiento. Logística, informática, contratación de personal, nomina, y también la gestión de la remuneración variable, hoy en día cada vez más tareas pueden ser confiadas con total serenidad a empresas de servicios externas.
Verdadero medio para mejorar sus resultados y su productividad, la externalización le permite centrar la actividad de sus colaboradores en las tareas con mayor valor añadido y delegar las que menos dominan. Igualmente, se trata de lograr, a menudo con un menor coste, una mejor calidad de servicio en la tarea externalizada, accediendo, mediante su prestatario, a herramientas y competencias fuera del alcance de la mayoría de las empresas.
¿Por qué y cómo confiar en total serenidad el cálculo de los incentivos / remuneración variable a una empresa especializada? ¿En que la externalización del cálculo de los incentivos se enmarca un verdadero paso estratégico para su empresa?
En este artículo, analizamos los retos y los objetivos de la externalización del cálculo de los incentivos, menos frecuente que la externalización de la nómina clásica, pero igual de estratégica.
1) Cálculos de incentivos correctos y en su debido tiempo
El primer reto para las empresas es de calcular los incentivos / remuneración variable de sus equipos sin cometer error alguno. Este reto se puede conseguir automatizando algunas tareas con poco o sin valor añadido a menudo largas y tediosas y tareas repetitivas.
a) Un sistema más automatizado permite incorporar controles frecuentes
La externalización del cálculo de incentivo puede suponer varias ventajas para las empresas. En primer lugar, delegar el cálculo de la remuneración variable puede permitir acceder a sistemas automatizados siempre y cuando el proveedor elegido disponga de herramientas adaptadas.
Dichas herramientas, más o menos flexibles, pueden permitir un ahorro de tiempo substancial sobre todo si lo comparamos a los cálculos efectuados en Excel donde la mayoría de los procesos e intervenciones son manuales.
Un sistema automatizado le permitirá concentrar sus esfuerzos en la verificación de los datos incorporados o resultantes y por lo tanto mejorar la calidad de dichos datos en vez de hacer y rehacer tareas operacionales: copiar/pegar, renombramiento de ficheros, cambios de fórmulas en función de nuevos parámetros.b) La programación de las herramientas permite una cierta anticipación
El cálculo de los incentivos varia muy a menudo en función:
- De las modificaciones incorporadas a los sistemas por las Direcciones comerciales
- De cambios de funciones en la organización
- De los ajustes de las reglas de RRHH
En grandes empresas, la modificación de un parámetro del cálculo de incentivos supone a menudo la necesidad de emprender pesados y costosos desarrollos informáticos. Las herramientas son generalmente «codificadas en duro» y no permiten una fácil actualización de las evoluciones. Además, la empresa deberá poner en marcha otros recursos, tales como jefes de proyectos técnicos para especificar y dirigir el trabajo de desarrollo.
Hemos constatado que la puesta en marcha de las Negociaciones Anuales Obligatorias (NAO), en una de las mayores empresas de seguros puede llegar a suponer más de 200 días-persona de desarrollos informáticos. El coste relativo de la puesta en marcha informática, o simplemente de una modificación de los criterios de gestión de un proyecto pueden rápidamente llegar a ser enormesEn el sector Farmacéutico, por ejemplo, las reglas inherentes al cálculo de los incentivos son susceptibles de variar cada ciclo debido principalmente a la madurez de dicha industria teniendo en cuenta los datos de mercados disponibles. Esa es una de las razones por la cual una mayoría de laboratorios calculan la remuneración variable de sus colaboradores usando herramientas adaptadas para automatizar todos los procesos de la cadena de cálculo.
El uso de herramientas programadas de antemano permite la puesta al día de las evoluciones de las reglas de cálculo en tan solo unos pocos días. Esa reactividad ofrecida por algunos proveedores expertos en remuneración variable es directamente relacionada con el tipo de herramientas utilizadas.
c) La garantía de respetar los plazos establecidos y el exigente timing de comunicación interna
Las verificaciones de los cálculos de incentivos son indispensables, y son un elemento si cabe igual de importante que los cálculos en sí mismos. Por lo tanto, encontramos procesos de verificación, tanto en los sistemas de cálculos muy automatizados, como en los que lo son menos, o incluso los que no lo son.
El ahorro de tiempo relacionado con la automatización de los cálculos va permitir dedicar más tiempo para realizar verificaciones muy exhaustivas. Dichas verificaciones son muy importantes para eludir las dos problemáticas temidas en la remuneración variable: pagar cantidades erróneas, y abonar a los interesados los incentivos con retraso.d) Externalizar el cálculo de los incentivos: un incremento de la calidad y credibilidad que contribuye al sosiego de los colaboradores
Las empresas a menudo son valoradas por los colaboradores por su capacidad en pagar las remuneraciones fijas y variable en fecha y hora, es una cuestión de credibilidad.
Se les evalúa igualmente por su capacidad de comunicar el incentivo correcto calculado en base a las reglas fijadas al inicio del periodo incentivado. Anunciar una fecha coherente para el pago, respetarla y explicar las modalidades del cálculo de incentivos de manera clara y transparente son elementos esenciales que Primeum ofrece a sus clientes desde hace muchos años.
El cumplimiento de los criterios establecidos es determinante para mantener una relación de confianza entre les colaboradores y los mandos intermedios. Contratar un proveedor externo especializado y con una experiencia dilatada en la remuneración variable, va indudablemente contribuir a sosegar los actores del cálculo de incentivos en la empresa, que a menudo se encuentran en dificultades para responder a preguntas técnicas acerca de la gestión de la remuneración variable. Esas preguntas, que emanan casi siempre de colaboradores inquietos y deseosos de comprender clara y medianamente las modalidades de los cálculos de incentivos, no deben quedar sin respuesta.
2) Delegar el cálculo de los incentivos permite reducir la carga de trabajo de sus equipos de RRHH
a) Suprima la carga repetitiva de poco valor añadido para sus equipos
La externalización del cálculo de los incentivos supone igualmente la ventaja de descargar sus equipos de RRHH. En efecto, su tiempo de trabajo se puede emplear a tareas de mayor valor añadido si se elige confiar la carga repetitiva, que representa el cálculo de los incentivos a un proveedor externo. De esta manera, sus equipos se pueden concentrar en las tareas directamente relacionadas con el negocio de su empresa y participar al desarrollo de su principal actividad sin malgastar energías y tiempo en una tarea segundaria como es el cálculo de la remuneración variable.
b) Evite los picos de trabajo correspondiente a la estacionalidad ligada a los cálculos de incentivos
El periodo anterior al cálculo de los incentivos es a menudo sinónimo de estrés y tensión para los colaboradores de RRHH, ya muy solicitados por otras tareas relativas a la gestión del personal en su conjunto. Para evitar aumentar la tensión de dichos colaboradores, la delegación de las tareas relativas al cálculo de los incentivos permite eliminar los picos de trabajo puntuales y repetitivos correspondientes.
3) Una experiencia en remuneración que permite optimizar todo el proceso de cálculo
a) Acompañar los equipos de RRHH en la optimización de las reglas de gestión
El acompañamiento por un prestatario puede ir incluso más allá de la mera ayuda técnica en los cálculos de los incentivos / remuneración variable. Un partner acostumbrado a tratar con reglas de gestión complejas interviniendo en los cálculos, con una mirada nueva y experiencia en el tema, podrá ayudarle a optimizar las reglas de gestión al uso.
La complejidad de cada una de las reglas de RRHH puede incluso a veces crear desmotivación en algunos de los colaboradores que se inician en el “manejo” de dichas reglas.
Por ejemplo, ocurre que en el transcurso de nuestros análisis de las reglas de RRHH en los sistemas de un cliente, identificamos que los colaboradores que obtienen los mayores incentivos son aquellos que han estado de baja. Una regla mal planteada/diseñada o mal aplicada puede tener un efecto desmotivador para los colaboradores e incluso conducir al pago de un incentivo que no se corresponde con el resultado real de un colaborador.
Nuestro deseo es evitar que nuestros clientes cometan errores en el diseño, puesta en marcha y control de las reglas de gestión de RRHH. Para evitar llegar a situaciones como la que hemos descrito, realizamos auditorias de sus reglas y proponemos un plan de acción con el fin de optimizarlas de acuerdo con su política interna de RRHH.
b) La seguridad de una búsqueda constante de mejora de los procesos de cálculo
La calidad de los datos de RRHH es uno de los mayores desafíos en el cálculo de los incentivos / remuneración variable. Una empresa de cierto tamaño que dispone de comerciales en todas las provincias, puede tener dificultades para estar al día en tiempo real de todo lo que ocurre en las diferentes áreas. Por lo tanto, cuando un empleado está de baja por enfermedad, puede ocurrir que se informe los servicios centrales de gestión que al cabo de 15 días después de la fecha efectiva del inicio de dicha baja.
Esa falta de instantaneidad en la transmisión de la información de altas / bajas del personal puede implicar ciertas complicaciones en el cálculo de los incentivos. En efecto, los servicios centrales deberán proceder a realizar nuevos cálculos posteriores incluyendo las correcciones. Existen medios para acortar los plazos de transmisión de la información de RRHH y simplificar los procedimientos existentes. Dichos procedimientos deben ser más dinámicos con el fin de permitir una rápida subida de la información a los departamentos encargados del cálculo de los incentivos. La puesta en marcha de un workflow puede resultar una medida sencilla de implementar y permitirá de identificar antes de lanzar los procesos de cálculos, los colaboradores de altas y los que están de baja. De esta manera se podría dar a los que están de baja el tratamiento adecuado que tenga en cuenta su situación real para evitar tener que proceder a nuevos cálculos de su remuneración variable.
Nuestros equipos de expertos acompañan los clientes de manera a ayudarles a tomar la perspectiva necesaria que les permita diseñar procesos de cálculos eficaces. Damos una gran importancia en la manera de hallar la información útil para los cálculos. Por ejemplo, cuando una gran empresa de seguros recuperaba los datos de RRHH en 32 servidores diferentes, nuestra colaboración ha permitido una simplificación de su sistema de recogida de los datos necesarios para los cálculos de los incentivos. La auditoría del funcionamiento del proceso de cálculo realizada y las recomendaciones que indicaban las necesarias transformaciones más o menos profunda se enmarcan en las medidas de mejoras continuas, propuestas sistemáticamente a nuestros clientes.
4) Una trazabilidad que permite un seguimiento en el tiempo
a) Una experiencia «savoir-faire» a su servicio durante todo el año: la ausencia del responsable de los cálculos de incentivos deja de ser un problema
Cuando el encargado de los cálculos de los incentivos está ausente o enfermo, es importante que los cálculos de la remuneración variable no se detengan y se puedan llevar a cabo. Sin embargo, cuando una única persona es la responsable de ejecutar esa tarea, y por cualquier razón se ausenta, la empresa se encuentra en una situación muy delicada. Para evitar los riesgos generados por la concentración del «savoir faire» en una sola persona, la externalización es una solución adecuada. La gestión de los cálculos por un prestatario externo, le garantiza una permanente dedicación de expertos que llevaran a cabo la gestión de los procesos de cálculos sin interrupción de servicio.
b) Cumplimiento y seguridad de los procesos de cálculos: conservación obligatoria de los elementos del cálculo (inputs et outputs) por el prestatario
La ley exige conservar los elementos del cálculo de los incentivos durante un mínimo de 5 años. El prestatario encargado de los procesos de cálculos, estará obligado de cumplir la ley guardando todos los elementos que sirvan al cálculo. El cliente, por su parte, seguirá en posesión de los diferentes datos de RRHH que administra y gestiona.
El prestatario debe guardar los elementos del cálculo en servidores seguros, permitiendo el acceso a los back-up de esos datos tan sensibles.Por fin, el prestatario debe dedicar una atención particular a la seguridad de todo el proceso de cálculo, sobre todo de la gestión de los logs de modificaciones. Realizar los cálculos de los incentivos con hojas de Excel no permite el cumplimiento de la ley (LOPD) y presenta ciertos riesgos. Si después de la ejecución de los cálculos, alguien decide en un fichero suprimir, modificar una celda, no es posible registrar esa modificación y al cabo de un tiempo nadie sabrá las razones de esos cambios. Se sabrá que alguien modifico el fichero en un momento dado, pero no se tendrá información adicional al respecto. Estas herramientas no cumplen con lo que exige la ley.
Para saber algo más de como un cálculo de incentivos cumple con los requisitos exigidos, lea ese un artículo que puede ser de su interés.El uso de herramientas específicas y automatizadas permite disponer de la trazabilidad de cada una de las intervenciones. De este modo, ningún dato utilizado puede ser corrompido y el cliente tiene la garantía de usar siempre la fórmula de cálculo en vigor en cada periodo, elemento indispensable en caso de deber aportar justificaciones respecto a los procesos y datos utilizados para cada cálculo de incentivo.
