« Développé dans la grande majorité des entreprises, l’entretien annuel d’évaluation s’avère très utile, ne serait-ce que parce qu'il représente un temps consacré aux collaborateurs, preuve qu’on se soucie d'eux et de leurs attentes » Nicole Prudhomme, directrice Talent management chez Hudson, cabinet de recrutement – extrait article cadremploi.fr
Réussir un entretien annuel d’évaluation est un exercice délicat, aussi bien pour le salarié qui doit tirer des conclusions objectives sur son travail tout au long de l’année, que pour son manager, garant de l’évaluation de l’ensemble des éléments, positifs comme négatifs, qui ont marqué son quotidien dans l’entreprise.
Organisé uniquement à l’initiative de l’employeur, l’entretien annuel d’évaluation se distingue de l’entretien professionnel, lequel est imposé tous les deux ans par le Code du travail et doit obligatoirement traiter des perspectives d’évolution de carrières, mais également des besoins du salarié en matière de formation.
L’entretien annuel d’évaluation fait ainsi désormais partie de l’arsenal d’outils RH mis à disposition des managers pour faire progresser et converger les objectifs de développement personnel des salariés avec les projets d’orientation stratégique de l’entreprise.
Quels sont les fondamentaux de l’entretien annuel d’évaluation ? Faut-il aborder la question salariale durant cet échange, et plus spécifiquement celle de la rémunération variable ? Dans cet article, passage en revue des clés de réussite d’un entretien annuel d’évaluation et de la place de la rémunération variable dans ce moment d’échange.
« Le manager doit se montrer très attentif à la personne qui se trouve en face de lui, en respectant au maximum son temps de parole et en s’efforçant d’être le plus factuel possible, pour éviter tout jugement de valeur. D’une durée idéale de deux heures, l'entretien participe à une certaine forme d’humanisation de l’entreprise » Thierry Détrée, directeur associé de RH Partners, cabinet de conseil en ressources humaines – extrait article cadremploi.fr
L’entretien individuel annuel, appelé également « entretien annuel d’évaluation », est un moment d’échange entre salariés et managers mis en place dans la majorité des grandes entreprises françaises. Organisé tous les 6 mois, tous les ans ou tous les deux ans, l’entretien annuel d’évaluation a généralement lieu en fin d’année. Ce moment d’échange professionnel a pour vocation principale d’évaluer globalement les résultats du salarié, et surtout d’évoquer avec lui ses difficultés. Le manager et le salarié font ainsi le point sur l’activité de la période écoulée en revenant sur les missions quotidiennes du collaborateur.
D’un point de vue légal, le Code du travail n’impose à aucune entreprise l’organisation de l’entretien annuel d’évaluation. Par ailleurs, il reconnaît son application comme un droit relevant uniquement du pouvoir de direction de l’employeur. Ainsi, ce dernier peut imposer la mise en place de l’entretien annuel de façon unilatérale à ses employés. Certaines règles doivent être néanmoins respectées, notamment celle de prévenir en amont le salarié de la manière dont se déroulera l’entretien annuel ou encore de lui garantir la confidentialité des résultats.
Aussi, conformément à l’article L.1222-3 du Code du travail, « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en oeuvre à son égard ».
Pendant cet entretien, différentes questions liées à l’activité du salarié sont ainsi abordées à la lumière des points forts identifiés chez le collaborateur, mais aussi de ses éventuels axes d’améliorations.
Alors que ce même article stipule que « les méthodes et techniques d’évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie », qu’en est-il de la question cruciale de l’atteinte des objectifs ? doit-elle être abordée durant l’entretien annuel d’évaluation ? Si oui, de quelle manière ?
« Le collaborateur doit réfléchir aux événements qui ont eu lieu au cours de l’année en s’efforçant d’analyser ses réussites et ses échecs personnels. Il peut aussi lister les points qui l’ont plus ou moins satisfait durant ses missions et réfléchir aux propositions qu’il souhaite faire concernant l’avenir, notamment en ce qui touche ses besoins de formation », Nicole Prudhomme, directrice Talent management chez Hudson, cabinet de recrutement – extrait article cadremploi.fr
L’entretien annuel est le lieu d’évaluation de la réussite du collaborateur, néanmoins, la majeure partie de l’entretien est dédiée à la tenue de poste et non pas à l’analyse quantitative de la performance ou de la surperformance. Ainsi, dans le cadre de l’entretien annuel, le manager est amené à interroger le collaborateur directement sur la manière dont il occupe son poste et à émettre un retour sur l’éventuelle satisfaction du management quant à la qualité du travail produit quotidiennement par le salarié. L’entretien annuel d’évaluation n’est ainsi pas le lieu où l’on aborde de manière chiffrée les réussites individuelles du salarié. Le but est d’identifier ce qui n’a pas assez bien fonctionné et plus spécifiquement, quelles ont été les missions sur lesquelles le collaborateur a rencontré des difficultés. L’enjeu est donc de comprendre comment le salarié perçoit les moyens mis à sa disposition pour atteindre ses objectifs, sans pour autant entrer dans la mesure directe de leur niveau de réalisation.
L’entretien annuel d’évaluation est l’occasion pour le salarié d’aborder différents sujets liés à son parcours dans l’entreprise. Dresser le bilan de son activité annuelle et faire son auto-évaluation, exprimer ses souhaits en termes d’évolution professionnelle, formuler des besoins en formation, mais aussi mieux comprendre la nature de ses objectifs, et potentiellement de ceux à venir, font partie des axes de réflexion à aborder par le salarié dans le cadre de la préparation de l’entretien.
Les attentes vis-à-vis de l’entretien annuel d’évaluation ne sont pas les mêmes côté collaborateur et côté manager. Le manager ne définissant pas lui-même l’enveloppe budgétaire prévue pour les éventuelles augmentations de salaires, évoquer directement les questions de rémunération pendant l’entretien pourrait être extrêmement déceptif pour le collaborateur. Bien que l’entretien annuel ne soit pas le lieu de la négociation de salaires, le manager ne doit pas pour autant annoncer au salarié que ce n’est pas lui qui est à l’origine de la décision et qu’il n’a aucune marge de manœuvre. Néanmoins, dans la mesure où il n’a souvent pas la main sur l’enveloppe budgétaire, le cadre de l’entretien annuel d’évaluation n’est ainsi pas le plus approprié pour évoquer des sujets de négociation salariale. Il peut arriver que certains managers aient de bonnes nouvelles à annoncer au salarié lors de l’entretien annuel, mais celles-ci s’éloignent du but premier de cet échange.
Pour le manager, l’objectif de l’entretien annuel sera multiple. Tout d’abord, il pourra échanger avec le salarié sur la manière dont il perçoit son travail au quotidien. Analyser avec lui ses difficultés et lui proposer des plans d’actions pour l’aider à améliorer ses performances, mais aussi identifier ses points forts et les valoriser. Ensuite, dans une autre mesure, l’entretien annuel d’évaluation peut être le moyen pour le manager d’évaluer le salarié sur des critères comportementaux : le salarié s’est-il préparé à l’entretien ? Se projette-t-il encore dans la société ? Comment envisage-t-il l’évolution de sa tenue de poste ? etc.
Véritable outil de gestion des ressources humaines, l’entretien annuel d’évaluation peut être également le moyen de montrer sa reconnaissance aux salariés et de les fidéliser davantage. Ce temps d’échange mérite donc, de la part du salarié comme du manager, d’être envisagé avec sérieux par le biais d’une préparation approfondie.
« C’est l’occasion de se poser une fois dans l’année, notamment dans les entreprises qui tendent à négliger l’aspect humain, et de susciter une discussion d’égal à égal dans un cadre serein. Et même si la jeune génération est en quête de feedbacks beaucoup plus réguliers, l'entretien d'évaluation demeure un véritable outil de reconnaissance, pour peu que le manager soit capable d’instaurer un climat de confiance. » Thierry Détrée, directeur associé de RH Partners, cabinet de conseil en ressources humaines – extrait article cadremploi.fr
L’entretien annuel n’offre pas de marge de manœuvre quant à la négociation quantitative des objectifs, l’idée étant d’aborder davantage leur nature que leur réalisation effective. Dans le cadre de la déclinaison de la stratégie d’entreprise, le manager doit utiliser le contexte de l’entretien annuel pour expliquer au salarié ce qui est attendu de la part des différents intervenants de l’entreprise à la lumière des orientations stratégiques que poursuit la société. Ainsi, pour le manager, l’entretien annuel n'est pas le moment propice à l'explication de la nature quantitative des objectifs, au même titre que le collaborateur, qui lui aussi n’a pas pour obligation de justifier la non-atteinte de ses objectifs durant l’échange.
L’entretien annuel d’évaluation représente ainsi l’occasion de discuter des moyens mis à disposition du salarié pour atteindre ses objectifs, mais en aucun cas des résultats eux-mêmes. Le salarié a la possibilité d’évoquer les difficultés qu’il rencontre dans la mise en œuvre pratique de son plan d’action individuel d’atteinte de ses objectifs, mais n’a pas à se justifier sur leur atteinte, comme le manager n’a pas à en justifier le niveau de fixation.
Proposer un programme de formation en adéquation avec les besoins réels des collaborateurs, faire en sorte que la politique de rémunération variable et les objectifs qui en découlent soient bien compris par les salariés ou encore identifier et valoriser les meilleurs éléments, etc., l’entreprise a de multiples intérêts dans la proposition d’entretiens annuels d’évaluation à ses collaborateurs.
Rappelons que la politique de rémunération variable est descendante, le budget alloué provenant de règles décidées au niveau de la direction, néanmoins, l’entretien annuel d'évaluation offre la possibilité à chacun de donner son point de vue et permet à l’entreprise de s’assurer que l’ensemble de l’organisation s’oriente bien vers les objectifs fixés.
L'entretien annuel fait donc parti du dispositif d'animation de la rémunération variable puisqu'il participe à l'explication des moyens mais n'est pas le lieu pour négocier les objectifs. Vous pouvez également former vos équipes managériales à l'entretien de fixation d'objectif qui est un tout autre exercice et qui ne doit pas être confondu avec l'entretien annuel.