Si la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19 a nécessité de la part des entreprises une adaptation de leurs dispositifs de rémunération variable, cette dernière soulève également un questionnement autour de leur mise en oeuvre dans un contexte où :
- les contraintes budgétaires et de traçabilité de calculs s’intensifient
- la capacité à réaliser des calculs justes, à temps, et d’en assurer la communication efficacement peut être mise à mal compte tenu des ressources limitées et des évolutions structurantes de dispositifs de primes décidées rapidement à la suite des événements de ces dernières semaines.
Pourquoi l’externalisation est une réponse aux contraintes budgétaires actuelles ?
Car la gestion du processus calculatoire est complexe et coûteuse
Le calcul de primes présente des coûts visibles souvent liés aux tâches récurrentes que demande le processus calculatoire de la rémunération variable :- calcul, ajustement, validation et communication des objectifs
- calcul des performances et des primes, calcul des règles de gestion
- construction des reportings, gestion de workflows…
Car certains coûts additionnels ne peuvent être anticipés
Les modifications structurantes des règles en cours de cycle, comme le contexte sanitaire actuel peut l’imposer, et la gestion de nombreux cas particuliers peuvent présenter des surcoûts non anticipables. Ces modifications donnent souvent lieu à :
- des erreurs de calculs, nécessitant de traiter les trop et les moins perçus
- des problématiques dans la réception et la fiabilisation des données sources
- la gestion des back-ups, lorsque ces derniers existent et ne sont pas trop impactés par le chômage partiel, mécanisme dont les entreprises bénéficient largement dans la période actuelle
Par ailleurs ces actions, souvent gérées en partie manuellement ou à l’aide d’outils généralistes comme Excel, sont par nature chronophages, donc coûteuses.
L’externalisation du calcul à un prestataire externe se présente ainsi comme une solution de réduction du coût global en permettant d’en réduire la charge grâce à :
- une suite logicielle dédiée permettant une automatisation complète de la chaîne calculatoire
- l’expertise dans la gestion de tels processus ainsi que des aléas inhérents au calcul des primes
Pourquoi l’externalisation permet d’améliorer la qualité des livrables ?
Sur le fond, l’externalisation génère une amélioration de la fiabilité du calcul grâce à :
- une description précise de l’ensemble du processus calculatoire
- une automatisation complète des différentes règles définies
- une vérification additionnelle des calculs par un acteur externe
Sur la forme, de multiples livrables sont construits suite à chaque calcul de primes permettant :
- la validation du calcul (fichier Excel de vérification, workflow de validation, dashboard et signature électronique…)
- la communication auprès des équipes (plateforme web sécurisée, mailing, fichiers Excel de synthèses…)
- le partage d’informations avec les autres départements (fichiers de paie pour le service RH, synthèse financière pour le département finance…)
Seule une solution dédiée gérant nativement l’ensemble de ces besoins au travers d’une unique interface permet de répondre efficacement à cette ambition et ainsi de communiquer en temps et en heure l’ensemble des reportings dans le format souhaité. L’externalisation représente alors également une solution permettant de respecter le planning quelle que soit l’actualité de l’entreprise et quel que soit le niveau de ressource qu’elle est capable d’allouer à ces tâches sur une période donnée.
Quels bénéfices opérationnels sont liés à l’externalisation du calcul des primes ?
La gestion des calculs récurrents étant assurée par un prestataire extérieur, le bénéfice le plus immédiat de l’externalisation est de pouvoir recentrer les équipes initialement en charge de ce calcul sur des projets à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
A titre d’exemple :
- l’aide à la décision sur les ajustements du dispositif de rémunération variable à mener entre chaque cycle de performance, lors de périodes chaotiques comme celle que nous connaissons actuellement…
- le suivi de l’activité des équipes
- l’aide à la construction et au suivi du plan d’actions qui leur est demandé
- …
A cela s’ajoutent des bénéfices techniques qui ne peuvent être complètement assurés par les outils de calcul généralistes. A titre d’exemple, il est possible d’augmenter significativement la fréquence d’animation des performances et primes auprès des équipes grâce à une suite logicielle conçue pour traiter automatiquement ce processus, en ne négligeant pas pour autant les contrôles qualité indispensables suite à chaque calcul de primes. Cette fréquence d’animation est par nature un enjeu central, mais sera d’autant plus critique pour remobiliser au mieux les équipes dès que le déconfinement réel pourra prendre effet.
Comment l’externalisation permet de respecter les contraintes de sécurité et de traçabilité ?
La situation sanitaire actuelle illustre également l’importance de la traçabilité des calculs et des primes distribuées. En effet, beaucoup d’entreprises font le choix de garantir une prime pendant la période de confinement.
Lors du calcul de cette garantie, il est souvent nécessaire de déterminer la prime moyenne sur les 12 derniers mois pour chaque bénéficiaire, ce qui nécessite :
- de connaître de manière fine ces primes distribuées individuellement
- d’en qualifier la nature (prime quantitative, qualitative, challenges, concours…)
- de connaître les règles de gestions qui ont été appliquées sur les cycles passés
- …
Cette démarche donne ainsi un exemple concret de l’intérêt d’un archivage et d’une traçabilité fiable des calculs réalisés. Le prestataire externe représente alors une aide précieuse pour réaliser rapidement et sereinement cette reprise d’historique et ce calcul ad hoc.
