Vous souhaitez recentrer l’activité de votre entreprise sur son coeur de métier ? L’une des solutions est d’externaliser certaines fonctions nécessaires à votre fonctionnement. Logistique, informatique, recrutement, paie, mais aussi rémunération variable, aujourd’hui de plus en plus de services peuvent être confiés en toute sérénité à des partenaires extérieurs.
Véritable moyen d’améliorer vos performances et votre productivité, l’externalisation vous permet de recentrer l’activité de vos collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de déléguer celles qu’ils maîtrisent moins. Par ailleurs, il s'agit d'obtenir, souvent à un coût moins important, une meilleure qualité de service de la fonction externalisée, en accédant, par le biais de votre prestataire, à des outils et des compétences hors de portée de la plupart des entreprises.
Pourquoi et comment confier sereinement le calcul de la rémunération variable à un prestataire spécialisé ? En quoi l’externalisation du calcul de primes s’inscrit-elle dans une réelle démarche stratégique pour votre entreprise ?
Dans cet article, retour sur les enjeux et les objectifs de l’externalisation du calcul de primes, moins connu que l’externalisation de la paie classique, mais tout aussi stratégique.
Calculer des primes justes en temps et en heure
Le premier enjeu pour les entreprises est de calculer la rémunération variable de leurs équipes avec le moins d'erreurs possibles. Cet enjeu peut être adressé en automatisant certaines tâches avec peu de valeur ajoutée qui sont souvent chronophages et répétitives.
Un système plus automatisé permet des contrôles fréquents
L’externalisation du calcul de primes revêt plusieurs avantages pour les entreprises. Tout d’abord, cette délégation du calcul de la rémunération variable peut permettre de bénéficier d’un système plus automatisé si le prestataire choisi propose des outils adaptés à la discipline.
Ces outils, plus ou moins flexibles, peuvent permettre un gain de temps substantiel lors d'un calcul contrairement à Excel où le retraitement de nombreux éléments se fait à la main.
Un système automatisé permettra de concentrer ses efforts sur la vérification des données entrantes et sortantes et donc sur l'amélioration de la qualité des données au lieu de faire et refaire des tâches opérationnelles : copiés/collés d'onglets, renommage, réécriture de formules en fonction des nouveaux paramètres.
Un paramétrage d’outils permet une certaine réactivité
Le calcul de primes varie assez régulièrement en fonction :
- des modifications apportées aux plans de primes par la direction commerciale
- de changement de fonctionnement organisationnel
- de changement de règles RH
Dans les grandes entreprises, la modification d’une règle de calcul de primes nécessite souvent de lourds et coûteux développements informatiques. Les outils sont généralement « codés en dur » et ne permettent pas de prendre facilement en compte les évolutions. Par ailleurs, l’entreprise devra mobiliser d’autres ressources, comme notamment des chefs de projet techniques pour spécifier et piloter ce travail de développement.
Il s'est déjà vu que la mise en place des NAO, les négociations annuelles obligatoires, au sein d'une grande entreprise d'assurance puisse nécessiter plus de 200 jours-homme de développement informatique. Le coût relatif à la mise en place informatique, ou simplement à une modification des critères de gestion d’un tel projet peut rapidement devenir colossal.
Dans le secteur pharmaceutique, par exemple, les règles inhérentes au calcul de primes sont susceptibles d’évoluer tous les trimestres notamment en raison de la maturité de l'industrie par rapport aux données de marché disponibles. C'est pour cela que la majorité des laboratoires calculent la rémunération variable de l'ensemble de leurs collaborateurs grâce à des outils adaptés en automatisant la chaîne calculatoire.
L’utilisation d’outils déjà paramétrés va permettre une mise à jour des évolutions de règles de calcul en seulement quelques jours. Cette réactivité proposée par certaines sociétés expertes en rémunération résulte directement de la nature des outils utilisés.
La garantie du respect des contraintes de planning et des exigences de timing en matière de communication interne
Les vérifications des calculs de primes sont indispensables, et représentent un élément tout aussi important que la réalisation des calculs en eux-mêmes. Ainsi, nous retrouvons des solutions de vérifications, aussi bien dans les systèmes de calcul très automatisés, comme dans ceux qui le sont moins, voire pas du tout.
Le gain de temps lié à l’automatisation des calculs va permettre de passer un temps plus long à faire des vérifications poussées. Celles-ci sont très importantes afin d'éviter les deux grands écueils redoutés de la rémunération variable : payer des montants erronés, et payer les primes en retard aux collaborateurs.
Externaliser le calcul de primes : un gain en qualité et en crédibilité qui rassure les collaborateurs
Les entreprises sont souvent évaluées par leurs collaborateurs sur leur capacité à payer les rémunérations fixe et variable en temps et en heure, il en va de leur crédibilité.
Elles sont également évaluées sur leur capacité à communiquer la bonne rémunération variable en accord avec les règles fixées en amont de la période de performance. Annoncer une date de paiement raisonnable, la respecter et expliquer les modalités de calcul de primes de manière claire et transparente sont des éléments essentiels sur lesquels Primeum accompagne ses clients depuis de nombreuses années.
Le respect de ces critères est déterminant pour le maintien d’une relation de confiance entre les collaborateurs et le management. Faire appel à un prestataire externe spécialiste du sujet de la rémunération et expérimenté, va indéniablement participer à rassurer les acteurs du calcul de primes dans l'entreprise, qui parfois se trouvent en difficulté face aux questions techniques posées par la gestion de la rémunération variable. Ces questions, souvent soulevées par des salariés inquiets et soucieux de comprendre clairement les modalités de calcul de leurs primes, ne doivent plus rester sans réponse.
Réduire la charge interne de vos équipes RH
Supprimer une charge récurrente à faible valeur ajoutée pour vos équipes
L’externalisation du calcul de primes présente également l’avantage de décharger vos équipes RH. En effet, leur temps de travail peut être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée en choisissant de confier la charge récurrente, que représente le calcul de primes, à un prestataire extérieur. De cette manière, vos équipes se concentrent sur le coeur de métier de l’entreprise et participent au développement de votre activité sans dépenser une énergie et un temps précieux au calcul de la rémunération variable.
Le lissage des pics de charges inhérents à la saisonnalité des calculs de primes
La période précédant le calcul de primes est bien souvent synonyme de stress et de mise sous tension des collaborateurs RH, déjà très sollicités par d’autres sujets relatifs à la gestion du personnel dans son ensemble. Pour éviter une mise sous tension de l'ensemble des collaborateurs de l'équipe RH, la délégation des missions de calcul de primes permet de lisser les pics de charges inhérents à sa saisonnalité.
Accéder à une expertise métier permettant des optimisations de l’ensemble du processus calculatoire
Accompagnement des équipes RH dans l’optimisation des règles de gestion
L’accompagnement par un prestataire peut même aller au-delà que la simple aide technique apportée sur le calcul de la rémunération variable. Un acteur ayant l'habitude de traiter avec des règles de gestion complexes interférant dans le calcul et ayant un oeil neuf et avisé sur le sujet pourra vous aider dans l’optimisation des règles de gestion en vigueur.
La complexité inhérente à chacune des règles RH peut même parfois créer de la démotivation chez certains collaborateurs qui apprennent à "jouer" avec les règles.
Par exemple, il arrive qu'au cours de nos analyses des règles RH des dispositifs d'un client, nous nous rendions compte que les collaborateurs ayant les meilleures primes sont les collaborateurs les plus absents. Une règle mal conçue ou mal appliquée peut casser la motivation des collaborateurs et même aboutir à verser des primes qui ne sont pas représentatives de la performance du collaborateur.
Notre volonté est d’éviter à nos clients de faire des erreurs dans la fixation, la mise en place ou encore le contrôle de ses règles de gestion RH. Pour éviter ce genre de situations, nous réalisons un audit de vos règles de gestion et vous proposons un plan d’action afin de les optimiser en accord avec vos politiques RH internes.
L’assurance d’une démarche d’amélioration continue du processus calculatoire
La qualité de la donnée RH est l’un des enjeux majeurs du calcul de rémunération variable. Une grande entreprise dont les commerciaux seraient présents partout en France, peut peiner à être au courant en temps réel de ce qui se passe dans ses différents sites. Ainsi, lorsqu’un salarié est en arrêt maladie, il arrive parfois que le service central de gestion RH n’en soit informé que quinze jours après la date de début effective de l’arrêt en question.
Ce manque d’instantanéité dans la transmission d’informations de présence du personnel va impliquer un certain nombre de complications, notamment dans le cadre du calcul de primes. En effet, le service central devra procéder à de nouveaux calculs le mois suivant en y apportant des correctifs. Il existe cependant des moyens intelligents pour raccourcir le délai de transmission de l’information RH et faire en sorte de simplifier les procédures mises en place. Ces dernières peuvent être plus dynamiques afin de faire remonter l’information plus rapidement au service chargé du calcul de primes. La mise en place d’un workflow peut être relativement simple et permettra de distinguer avant le lancement du calcul de rémunération variable, les salariés actifs de ceux qui ne le seraient pas. De la sorte, les salariés inactifs seraient identifiés et bénéficieraient à ce titre d’un traitement particulier tenant compte de leur situation afin d’éviter le recalcul de leur prime de rémunération variable.
Nos équipes d’experts accompagnent ainsi nos clients afin de les aider à prendre le recul nécessaire dans l’élaboration d’un processus calculatoire efficace. Nous attachons une grande importance à la manière dont nous allons chercher la data utile aux calculs. Par exemple, alors qu’une grande assurance récupérait des données RH sur plus de 32 serveurs différents, nous l’avons accompagnée vers une simplification de son système de recueil de la data nécessaire au calcul de primes. L’audit du fonctionnement du processus calculatoire mis en place et la formulation de recommandations induisant des transformations plus ou moins profondes s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue proposée systématiquement à nos clients.
Suivre dans le temps la traçabilité et la compliance de chaque calcul
Un savoir-faire accessible tout au long de l’année : l’absence de votre responsable du calcul de primes n’est plus un problème
Quand le référent des calculs de primes, ou sachant, est absent ou malade, il est important que les calculs de rémunération variable puissent tout de même se faire. Or, lorsque l’unique personne en mesure de les réaliser est absente, l’entreprise peut se retrouver dans une situation délicate. Pour éviter les risques engendrés par la concentration du savoir-faire sur une seule personne, l’externalisation est la solution adéquate. En externalisant le calcul de primes auprès d’un prestataire externe spécialiste de la rémunération variable, vous avez la garantie d’avoir accès sans interruption à des experts capables de gérer votre processus calculatoire sans interruption de service.
Compliance et sécurisation du processus calculatoire : conservation obligatoire des éléments de calculs (inputs et outputs) par le prestataire
La loi impose de conserver les éléments de calcul de primes pendant une durée minimale de 5 ans. En tant que prestataire en charge du processus calculatoire, un prestataire est obliger de garder les éléments de calcul utilisés conformément à la loi. Le client reste, quant à lui, toujours en possession des différentes données RH traitées qu’il peut ainsi retraiter comme il le souhaite.
Le prestataire se doit de procéder à des sauvegardes afin d’assurer la conservation des éléments de calcul de primes sur des serveurs sécurisés ce qui permet souvent un back-up sur des données aussi sensibles.
Enfin, le prestataire devra prêter une attention particulière à la sécurisation de l'ensemble du processus calculatoire notamment pour la gestion des logs de modification. Réaliser des calculs de primes avec un tableur Excel n’est pas du tout compliant et présente un certain nombre de risques. Si après la formalisation des calculs, une personne décide de rouvrir le fichier et de supprimer ou encore de modifier la nature d’une cellule, personne à aucun moment, ne saura qu’une telle modification a été apportée au fichier réalisé un an plus tôt. On saura qu’une personne aura enregistré une modification, mais sans avoir d’informations supplémentaires. Ce procédé n’est absolument pas compliant.
Pour savoir comment un calcul de primes peut devenir compliant, voici un article qui pourrait vous intéresser.
L’utilisation d'outils dédiés et automatisés, permet la traçabilité de chaque intervention. De la sorte, aucune des données traitées ne peut être corrompue et le client a la garantie d’utiliser la formule de calcul en vigueur pour l’année en question, élément indispensable au cas où ce dernier devrait apporter des justifications quant à la justesse des primes calculées.
