[Interview] Non, Excel n’est pas l’outil idéal pour calculer les primes de vos collaborateurs

Le but poursuivi dans la mise en place d’un dispositif de rémunération variable est la motivation de l’ensemble de vos collaborateurs. Or parfois, par de simples maladresses techniques, vous les incitez à avoir des comportements n’allant pas dans le sens des performances attendues par l’entreprise.

Décryptage du pouvoir d’influence des outils sur la motivation avec Fabien Lucron, directeur du développement de Primeum. Découvrez pourquoi Excel n'est pas votre allié pour calculer les primes de vos collaborateurs...

Vous dites que l’utilisation d’Excel produit, par construction, des barèmes avec des effets de seuil ce qui constitue une dérive. Pouvez-vous nous expliquer en quoi ?

L’entreprise attend d’un collaborateur que sa performance soit continue, qu’il soit incité à aller toujours un peu plus loin dans son niveau de performance. Cette progression permanente devrait donc logiquement se traduire par une courbe de rémunération continue et non par un système distributif par palier.

Or, il est très difficile sous Excel de créer une fonction continue. L’outil crée des petits pas. Par exemple, avec une prime à l’atteinte des 85 % des objectifs, puis à 90 % et à 95 %. De sorte qu’un collaborateur entre 91 et 94 % touchera exactement la même prime. Il devra attendre d’être à 95 % pour toucher une prime supérieure. Il aura donc tout intérêt à s’arrêter à 90% s’il n’est pas certain d’attendre le prochain seuil à 95 %. Le calcul de prime avec excel est donc un casse-tête et créé des effets de seuils indéniablement.

Il convient alors d’utiliser des courbes de rémunération pour des primes évoluant en continu afin de ne pas avoir des escaliers produisant des effets de seuil délétères en matière de motivation.

Des outils pour les Grands-Comptes ou pour les PME & Start-up existent avec notamment notre outil professionnel dédié aux PME & Start-up permet d’accéder à des banques de courbes de rémunération et de mettre en place un système de rémunération variable libre de tout seuil et adapté à toutes les équipes.

Il permet également de prendre en compte une proratisation des primes liée à d’éventuelles règles RH pour chaque collaborateur. Par exemple, l’outil permet de simplifier les différents calculs intermédiaires de la prime, à effectuer pour un collaborateur absent plusieurs jours pendant la durée de la performance ce que ne peut pas prendre en compte Excel.

Pourquoi éviter les effets de seuil dans un système de rémunération variable ?

Un système de rémunération variable établi sous forme de paliers pousse le commercial à un « effet frigo ». Le commercial ayant franchi un palier de prime quelques jours avant la fin de la période de performance, s’il estime que sa probabilité est faible d’atteindre le seuil suivant dans les quelques jours restants, va avoir tendance à conserver ses dossiers. Il pourra par la suite ressortir ces dossiers au cours de la prochaine période de performance et ainsi s’assurer des primes plus élevées.  Ce comportement n’est pas souhaitable car il pousse à une sous efficacité commerciale mais est tout simplement humain et ne pourra être évité sans une courbe de rémunération continue.

S’il poursuivait sur sa lancée, il risquerait même, pour une prochaine période, que son supérieur hiérarchique lui fixe des objectifs encore plus élevés. En général, le commercial ne se fera pas piéger deux fois !

Comment alors adapter les outils et faire en sorte que la majeure partie des collaborateurs garde sa motivation ?

Tout est question de bons réglages en matière de sélectivité, c’est-à-dire un bon ratio entre le nombre de gagnants et de perdants. Il faut aussi penser à bien différencier les primes de ceux ayant juste atteint l’objectif et ceux l’ayant largement dépassé. C’est exactement ce que fait un outil comme l'Incentive Manager adapté aux Grands Comptes ou la plateforme de Primeum pour les PME.

Un dispositif de primes doit amener le maximum de collaborateurs vers la performance, il devient contre-productif lorsqu'il fabrique mécaniquement trop de perdants. Si 70 % de vos collaborateurs touchent moins de la moitié de la prime cible, vous risquez de démotiver la majeure partie de l'équipe. Vos résultats ne reposeraient en outre que sur 30 % de collaborateurs. Il convient d'inverser cette tendance et d'amener un maximum de personnes vers la performance en adaptant la sélectivité de votre dispositif.

Afin de ne pas produire des effets délétères majeurs en termes de motivation, adaptez également la forme de votre courbe de rémunération à la dispersion (écart à la moyenne) des résultats obtenus par vos commerciaux.

En effet, l’objectif global de l’entreprise peut être atteint mais il peut y avoir une forte disparité entre une équipe ayant une forte dispersion entre les collaborateurs (des personnes étant à 50 % de l’objectif et d’autres à 150 %) et une équipe où la dispersion est beaucoup plus faible (tous étant par exemple entre 90 et 110 % de leur objectif).

Dans la première équipe, vous auriez eu énormément de perdants avec un barème entre 90 et 110 %. Tous ceux entre 50 et 90 % de leur objectif n’auraient pas été motivé par leur dispositif de primes depuis le départ car ils savaient qu’ils n’auraient pas pu viser percevoir cette prime. Et tous ceux au-delà de 110 % auraient touché la même chose pour des performances très différentes (une personne à 150% touche la même chose qu’une personne à 110%). Dans la deuxième équipe, avec un barème débutant à 60 % et se terminant à 140 %, la majorité de vos collaborateurs aurait été gagnants et incité à produire plus de performances.

 Excel ne vous permet pas de régler précisément la sélectivité de votre dispositif et d’avoir une vue éclairée sur ce phénomène d’écart entre vos différents collaborateurs.