Productivité, rentabilité, performance… Les nombreux outils SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) ont de quoi séduire les entreprises. Un tiers des entreprises est équipé d’un SIRH, majoritairement les groupes, mais les PME suivent de plus en plus le mouvement. Le point sur ces solutions RH automatisées.
Automatisation croissante des ressources humaines. Les conséquences de l’explosion de l’informatique dans la gestion des RH sont de deux ordres : d’une part l’automatisation des activités transactionnelles traditionnelles du type paie, congés, etc., et d’autre part la prise en charge, directement par les managers ou les salariés, d’une partie des processus RH tels que le recrutement, la gestion des compétences, la formation, et la mobilité. Cette automatisation est primordiale. Comme le fait remarquer François Silva, animateur de la Commission SIRH & monde numérique de l’ANDRH :
« La contribution du SIRH dans l'évolution de la fonction est essentielle, en particulier dans les gains de productivité. Ce sont ces outils qui, modifiant la nature de l'information, sa diffusion et ses circuits, sont au coeur des changements de l'organisation du travail administratif ».
Ne vous méprenez pas : vous accroîtrez certes la productivité administrative de votre service RH. Mais cette productivité ne s’accompagnera pas nécessairement d’une réduction des effectifs. Elle vous permet cependant de vous libérer du temps pour des tâches négligées auparavant. Et de vous concentrer sur la proximité avec vos collaborateurs, avec une meilleure gestion du capital humain et de votre stratégie, comme la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, ou le développement commercial.
Les modules les plus souvent usités aujourd’hui par les entreprises sont ceux de la gestion de la paie et des congés payés. Contrats de travail, dossiers des collaborateurs et divers documents RH sont désormais dématérialisés avec l’avantage de suivre l’information en temps réel et d’assurer une bien meilleure traçabilité que ne le ferait un tableau Excel… C’est d’ailleurs ce qui a contribué à l’évolution du métier de DRH : la gestion administrative de la paie et des temps de travail était, il y a encore une décennie, la base du métier.
Les DRH sont aujourd’hui propulsés vers des tâches plus stratégiques : marque employeur, engagement des salariés, intégration, développement des compétences, fidélisation, etc. Sur ce sujet, les grands noms sont présents avec des solutions dédiées de la TPE (Ciel notamment), à la grande entreprise (avec les 4 acteurs majeurs Sage, Cegid, SAP et ADP).
Dans le domaine de la formation, l’informatisation a contribué à réduire de manière drastique le temps consacré aux tâches administratives. Vous avez désormais à votre disposition des plans prévisionnels, une traçabilité des enseignements, voire des modules d’auto-formation. Les collaborateurs ont de plus en plus à leur disposition un catalogue de formations correspondant à leur fiche métier. Ils peuvent également participer à des communautés d’apprenants en ligne. En bref, les outils SIRH à disposition des équipes training ou RH offrent la possibilité de suivre des plans de formation en interne et de fournir les supports adéquats sur un extranet dédié.
Pour le suivi et l’état d’avancement, les outils s’intègrent également dans un dashboard dédié aux RH pour remonter en un point central toutes les infos. On pourra siter des solutions comme mysiterh ou talentsoft qui s’applique à proposer des outils Saas et intégrés au SIRH.
Ces données sont une véritable manne pour les managers, qui sont assurés de correctement suivre le parcours des différents collaborateurs. Pas de risque de déperdition d’information : vous savez combien de fois un candidat a postulé dans votre entreprise, vous pouvez reprendre tout l’historique des entretiens d’évaluation. Les outils sont désormais davantage collaboratifs, conviviaux, mobiles.
SAP, par exemple, propose un portail RH se présentant comme une page Facebook avec un flux d'actualités sur laquelle apparaît le profil du salarié, avec un réseau social intégré, différentes applications personnalisables en fonction du rôle de chacun dans l’entreprise. C’est un support de qualité pour les managers qui peuvent visualiser le planning de leurs équipes et les dossiers des collaborateurs. C'est également le cheval de bataille de solutions comme Yammer racheté par Microsoft et de Facebook for pro.
Encore une activité que les SIRH ont permis d’automatiser, du moins en partie : la diffusion d’offres d’emploi sur de multiples canaux (multi-channel posting), afin d’obtenir une portée maximale. Multiposting propose par exemple une diffusion sur 600 sites d’emploi généralistes et spécialisés. Dans le secteur, l’acteur reconnu, multi-posting, a d’ailleurs changé de pavillon depuis son rachat par SAP en vue de son intégration à la suite SIRH de l’éditeur. Une tâche très chronophage et une grande demande des équipes RH, puisque la capacité à atteindre le plus de viviers détermine en partie l’intérêt des meilleurs talents et la vitesse d’embauche.
La révolution Big Data est en marche et avec elle des possibilités pour les entreprises d’appuyer leur stratégie sur des statistiques et analyses inégalées. Jugez plutôt. Ce mois de juin, le réseau social Linkedin a annoncé l’arrivée des Premium Insights, offrant la possibilité à tous ses utilisateurs Premium d’accéder à des statistiques sur les entreprises consultées. Données sur la croissance des entreprises, le recrutement, les jobs en ligne… Ces « insights » peuvent se révéler très pertinents si vous avez des décisions à prendre en termes de recrutement ou d’investissement.
Encore peu considérés par les RH comme de leur responsabilité, petit à petit, la rémunération variable change d'image et si avant elle était essentiellement distribuée aux commerciaux et donc pilotée par la direction commerciale, celle-ci est de plus en plus l'affaire des Ressources Humaines. Les règles de calculs sont de plus en plus complexes et les primes ne sont plus distribuées qu'aux commerciaux mais également à d'autres fonctions supports ou fonctions connexes à la performance commerciale.
La recherche d'automatisation dans le calcul des primes devient le nerf de la guerre surtout au sein des grandes entreprises où les règles RH sont nombreuses et souvent difficiles à paramétrer dans un simple tableur Excel : proratisation de temps de présence, congé maternité, temps de représentation syndicale...
N'hésitez pas à consulter notre article sur l'automatisation du calcul de prime.
Si vous êtes une grande entreprise, certains outils existent sur le marché et permettent des gains de productivité sur votre problématique de calcul de la rémunération variable comme l'Incentive Manager. Si vous êtes une PME ou Start-up, notre solution dédiée à sa gestion et à son animation, vous permet d’obtenir tout une suite de rapports à la suite de votre calcul de prime exportable sous forme de tableau Excel et donc importables dans un SIRH.